Bestill i god tid – få delene når du trenger

Når bilen står på løftebukken og delen mangler, stopper alt opp. Ved å planlegge bestillingene tidlig, kan verkstedet unngå flaskehalser og jobbe mer effektivt. Her får du konkrete råd for hvordan planlegging av delebehov gir en jevnere og mer forutsigbar drift.

Hvorfor planlegging betyr alt for verksteddrift

I en travel verkstedhverdag er det lett å tenke kortsiktig. En bil inn – en bil ut. Men når delebestillingene planlegges ut fra bookingtid og kapasitet, kan dere utnytte ressursene bedre. Det betyr færre forsinkelser, lavere stressnivå og mer forutsigbar drift.

Mange verksteder opererer med rundt én ukes ventetid. Når deler bestilles tidlig i denne perioden, kan leverandøren planlegge innkjøp, frakt og leveringsrute mer effektivt. Det gir bedre flyt og mindre risiko for at leveringsdatoer må flyttes – særlig på merker med svakere tilgjengelighet i markedet.

God planlegging handler derfor ikke bare om logistikk, men også om kundetilfredshet. Når bilen blir ferdig på avtalt tid, styrkes tilliten mellom verksted, kunde og forsikringsselskap.

Tre leveringsnivåer – og når de bør brukes

Ukeslevering (planlagt ordre)

Dette er primærløsningen for verksteder som planlegger arbeid minst én uke frem i tid. Her prioriteres stabile merker og jobber med kjent arbeidsomfang. Planlagte leveranser sikrer at delene er på plass før reparasjonen starter, uten å binde opp plass i verkstedet unødvendig.

Ukeslevering er mest effektivt når dere:

• Har forutsigbare bookinglister

• Kan planlegge deler parallelt med takst

• Ønsker lavere kostnad og bedre flyt

Delespesialisten bruker data fra handel og lagerbevegelser for å bygge opp et nasjonalt lager tilpasset kundenes behov. Det gir god balanse mellom raske og planlagte leveranser.

Ekspressordre

Noen ganger må delene fram raskt – for eksempel ved forsinkede leveranser, feil i takst eller korte kundefrister. Da tilbyr Delespesialisten ekspresslevering samme dag i flere regioner og neste dag over hele landet.

Ekspress er en fleksibel løsning, men bør brukes bevisst for å unngå unødvendige hasteordrer og kostnader.

Nødordre

For utrykningskjøretøy, næringsbiler og andre samfunnskritiske kjøretøy finnes en egen nødordning. Disse prioriteres for å sikre kortest mulig nedetid.

Hvordan Delespesialisten støtter forutsigbar drift

Lagerkapasitet og logistikknettverk

Delespesialisten har femdoblet lagerkapasiteten siden 2020 og ferdigstilte nytt lagerbygg i Tønsberg i 2023. Herfra sendes daglige ruter til Vestfold, Telemark, Oslo og Østfold med egne biler. I tillegg benyttes partnere som DHL, Bring og Danx for landsdekkende distribusjon.

Logistikken er bygd for å kombinere planlagte og ekspressleveranser. Delene pakkes og merkes med registreringsnummer, slik at de kan gå direkte i produksjon ved ankomst. Dette reduserer håndteringstid og feil.

Digitale systemer for oversikt og varsling

Gjennom «Mine Sider» får verkstedene full oversikt over ordrestatus, leveranser og historikk. Her kan dere se hvilke deler som er levert, hvilke som er underveis, og om noe er restnotert. Dersom det oppstår endringer i leveringsstatus, sendes oppdatering på e-post fra kundeservice. Dette gir verkstedet kontroll uten å måtte bruke tid på telefoner eller manuell oppfølging.

Verkstedet kan også laste opp taksten direkte på «Mine Sider». Kundeservice går gjennom alle takster manuelt, kontrollerer mot OE-systemene og finner riktig delenummer før ordren registreres. Det reduserer risikoen for feilbestillinger og sikrer at delene som leveres, passer bilen som skal repareres.

Praktiske grep for bedre deleflyt

1. Planlegg bestilling samtidig med takst. Jo tidligere bestilling, desto større sjanse for stabil levering og mindre risiko for at jobben må flyttes.

2. Bruk “ukeslevering” aktivt. Prioriter planlagte reparasjoner, spesielt på merker med kjent leveringstid.

3. Følg opp deleflyt på Mine Sider. Se hvilke deler som er levert, underveis eller restnotert. Ved endringer får du oppdatert informasjon på e-post fra kundeservice.

4. Kommuniser med leverandøren. Meld fra tidlig om endringer i reparasjonsdatoer – det gjør det enklere å justere leveringen.

5. Evaluer rutinene. Se på bruken av ekspressordre og leveringspresisjon månedlig for å finne forbedringsmuligheter.

Oppsummering

Forutsigbarhet kommer ikke av seg selv – den bygges gjennom gode rutiner, planlagte bestillinger og tett samarbeid med leverandøren. Når delene bestilles i god tid, leveres de når du trenger dem.