Högsäsongen innebär mer jobb, fler beställningar och större press på lager och logistik. Med några...
Beställ i god tid – få delarna när du behöver dem
När bilen står på lyften och delen saknas stannar allt upp. Genom att planera beställningarna i förväg kan verkstaden undvika flaskhalsar och arbeta mer effektivt. Här får du konkreta råd om hur planering av reservdelsbehov ger en jämnare och mer förutsägbar drift.
Varför planering är avgörande för verkstadsdriften
I en hektisk verkstadsvardag är det lätt att tänka kortsiktigt – en bil in, en bil ut. Men när reservdelsbeställningarna planeras utifrån bokningstid och kapacitet kan ni utnyttja resurserna bättre. Det innebär färre förseningar, lägre stressnivå och en mer förutsägbar arbetsdag.
Många verkstäder har ungefär en veckas väntetid. När delar beställs tidigt under denna period kan leverantören planera inköp, frakt och leveransrutter mer effektivt. Det ger bättre flyt och minskar risken för att leveransdatum behöver flyttas – särskilt för märken med sämre tillgänglighet på marknaden.
Bra planering handlar därför inte bara om logistik, utan också om kundnöjdhet. När bilen blir klar på avtalad tid stärks förtroendet mellan verkstad, kund och försäkringsbolag.
Tre leveransnivåer – och när de bör användas
Veckoleverans (planerad order)
Detta är huvudlösningen för verkstäder som planerar arbetet minst en vecka i förväg. Här prioriteras stabila bilmärken och jobb med kända arbetsomfattningar. Planerade leveranser säkerställer att delarna finns på plats innan reparationen startar, utan att binda upp plats i verkstaden i onödan.
Veckoleverans är mest effektiv när ni:
-
Har förutsägbara bokningslistor
-
Kan planera delar parallellt med skadebedömning
-
Vill ha lägre kostnader och bättre flöde
Delespesialisten använder data från köp och lagerflöden för att bygga upp ett nationellt lager anpassat till kundernas behov. Det skapar balans mellan snabba och planerade leveranser.
Expressorder
Ibland måste delarna fram snabbt – till exempel vid försenade leveranser, fel i skadebedömning eller korta kundfrister. Då erbjuder Delespesialisten expressleverans samma dag i flera regioner och nästa dag i hela landet.
Express är en flexibel lösning men bör användas med eftertanke för att undvika onödiga brådskande beställningar och kostnader.
Nödorder
För utryckningsfordon, företagsbilar och andra samhällskritiska fordon finns ett särskilt nödförfarande. Dessa prioriteras för att säkerställa kortast möjliga stilleståndstid.
Hur Delespesialisten stödjer en förutsägbar drift
Lagerkapacitet och logistiknätverk
Delespesialisten har femdubblat lagerkapaciteten sedan 2020 och färdigställde ett nytt lager i Tønsberg 2023. Härifrån går dagliga rutter till Vestfold, Telemark, Oslo och Østfold med egna bilar. Dessutom används partners som DHL, Bring och Danx för rikstäckande distribution.
Logistiken är byggd för att kombinera planerade och expressleveranser. Delarna packas och märks med registreringsnummer, så att de kan gå direkt in i produktionen vid ankomst. Detta minskar hanteringstid och fel.
Digitala system för översikt och aviseringar
Genom "Mina Sidor" får verkstäder full översikt över orderstatus, leveranser och historik. Här kan ni se vilka delar som har levererats, vilka som är på väg och om något är restnoterat. Om det sker förändringar i leveransstatus skickas uppdateringar via e-post från kundservice. Det ger verkstaden kontroll utan att behöva lägga tid på telefonsamtal eller manuell uppföljning.
Verkstaden kan också ladda upp skadebedömningen direkt på "Mina Sidor". Kundservice går igenom alla bedömningar manuellt, kontrollerar mot OE-system och hittar rätt artikelnummer innan ordern registreras. Det minskar risken för felbeställningar och säkerställer att delarna som levereras passar bilen som ska repareras.
Praktiska steg för bättre reservdelsflöde
-
Planera beställningen samtidigt som skadebedömningen. Ju tidigare beställning, desto större chans till stabil leverans och mindre risk att arbetet måste flyttas.
-
Använd ”veckoleverans” aktivt. Prioritera planerade reparationer, särskilt för märken med kända leveranstider.
-
Följ upp reservdelsflödet på Mina Sidor. Se vilka delar som är levererade, på väg eller restnoterade. Vid förändringar får du uppdateringar via e-post från kundservice.
-
Kommunicera med leverantören. Meddela tidigt om ändringar i reparationsdatum – det gör det enklare att justera leveransen.
-
Utvärdera rutinerna. Granska användningen av expressorder och leveransprecision varje månad för att hitta förbättringsmöjligheter.
Sammanfattning
Förutsägbarhet kommer inte av sig själv – den byggs genom goda rutiner, planerade beställningar och nära samarbete med leverantören. När delarna beställs i god tid levereras de när du behöver dem.